Toute entreprise doit conserver les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité. Les délais de conservation varient selon la nature des papiers et les obligations légales. Petit récapitulatif …
Documents civils et commerciaux
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournies au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Documents bancaires (talons chèques, relevés bancaires, …) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration de douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
Pièces comptables
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, … | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, factures client et fournisseur, … | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents fiscaux
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôt sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et valeur ajoutée des entreprises (CVAE) | 6 ans |
| Taxes sur chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance, …) | 6 ans |
Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).
Documents sociaux
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Statuts d’une société, d’une GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe, …) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
Gestion du personnel
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, … | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Les sanctions en cas de non conservation de vos documents
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.
C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est applicable en cas d’absence de tenue des documents (demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication) ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.
Ou encore pour l’émission ou la réception de factures électroniques : l’article 289 du CGI impose aux entreprises des obligations en matière de conservation des fichiers informatiques. Le défaut de conservation constaté par les agents de l’administration, qu’il soit total ou partiel, pourra donc être sanctionné.
A titre d’exemple, le défaut de conservation des factures originales sur support informatique peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.