Quels sont les délais de conservation des documents pour une entreprise ?

Toute entreprise doit conserver les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité. Les délais de conservation varient selon la nature des papiers et les obligations légales. Petit récapitulatif …

Documents civils et commerciaux

Type de documentDurée de conservation
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournies au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Documents bancaires (talons chèques, relevés bancaires, …)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration de douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat5 ans à partir de la fin du mandat

Pièces comptables

Type de documentDurée de conservation
Livres et registres comptables : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, …10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièces justificatives : bon de commande, de livraison ou de réception, factures client et fournisseur, …10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Documents fiscaux

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Ce délai commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Type de documentDurée de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ans
Impôt sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)6 ans
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)6 ans
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et valeur ajoutée des entreprises (CVAE)6 ans
Taxes sur chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôts sur les spectacles, taxes sur les conventions d’assurance, …)6 ans

Attention : les délais sont portés à 10 ans en cas d’activité occulte (fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple).

Documents sociaux

Type de documentDurée de conservation
Statuts d’une société, d’une GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe, …)10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ans
Registre de titres nominatifs, registre des mouvements de titres, ordre de mouvement, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration5 ans à partir de la fin de leur utilisation
Feuille de présence et pouvoirs3 derniers exercices
Rapport du gérant ou du conseil d’administration3 derniers exercices
Rapport des commissaires aux comptes3 derniers exercices

Gestion du personnel

Type de documentDurée de conservation
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salarié
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite, …5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT)5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ans

Les sanctions en cas de non conservation de vos documents

Dans certains cas, ne pas conserver les documents de votre entreprise peut vous valoir des sanctions.

C’est notamment le cas pour la conservation des documents fiscaux : l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une amende de 10 000 € est applicable en cas d’absence de tenue des documents (demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication) ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.

Ou encore pour l’émission ou la réception de factures électroniques : l’article 289 du CGI impose aux entreprises des obligations en matière de conservation des fichiers informatiques. Le défaut de conservation constaté par les agents de l’administration, qu’il soit total ou partiel, pourra donc être sanctionné.

A titre d’exemple, le défaut de conservation des factures originales sur support informatique peut entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.

Laisser un commentaire

Votre adresse e-mail ne sera pas publiée.